秘书实务_杨树森主编_9787040493511

本书是“高等学校秘书学专业系列教材”中的一本。全书除绪论外共分为十二章，系统介绍了秘书机构和秘书各项具体实务的主要内容、基本要求、工作规范、操作程序以及注意事项等。本书侧重于培养和训练学生从事秘书工作、处理实际问题的能力，阐述工作原理简明扼要,介绍实际操作详尽规范，并在每章后设有“思考题”和紧密结合秘书工作实际的“案例分析”。修订版更新了陈旧的知识和案例，并对第一版不完善的内容进行了修改，修订版还配有大量二维码，为教师和学生链接了更多的教学资源。

　中国秘书学历经三十余年的坎坷跋涉，已经初具规模。目前，全国已有八百多所本、专科院校设立了秘书学专业，有些高校还有相关的硕士、博士方向；有近两万名专兼职教师在从事该专业的教学和科研工作；已有上千部著作和教材问世，三万多篇文章发表。2011年，秘书学专业被教育部正式列入（（普通高等学校本科专业目录》，这是秘书学专业发展历程中的一座里程碑。它标志着该专业走出了困难时期，跨入了新一波发展高潮。
　　为了迎接这新一波发展高潮，规范教学，推进秘书教育事业，也为了满足广大秘书学专业师生的迫切需要，由高等教育出版社牵头，我们组织全国几十所高校的秘书学专业教师，编写了这套全国性的“高等学校秘书学专业系列教材”。
　　三十余年来，秘书学专业的教材建设大致经历了两代。
　　第一代秘书学专业教材出版于20世纪80年代前期，有《秘书学概论》《秘书工作》《秘书学和秘书工作》《秘书学》等。教材的内容一般分三部分：一是对秘书工作粗浅简单的经验总结，二是关于文书工作程序和法定行政公文及其写法的介绍，三是以附录载入有关秘书工作、档案工作等的法规。对这一代教材，宽容者称之为集专业教材、学术著作、工作手册三位一体的连体婴儿；批评者斥之为难以用做教材，不成工作手册，更远非学术著作，属生硬拼凑、不伦不类的三不像杂烩。客观而论，与文史哲等发展已经相对成熟的学科相比，这一代秘书学专业教材确实粗糙幼稚，难登大学殿堂。然而，任何学科的发展总是从低级到高级、从幼稚到逐步成熟的，因此，其开拓铺路之功不可抹杀。
　　第二代秘书学专业教材出版于21世纪初，以全国统编秘书专业自考教材为代表作。其主要标志是将秘书学专业的内容分解为论、史、应用三部分，出现了《秘书学概论》《秘书实务》《文书学》《档案学》《秘书写作》《中国秘书史》《公共关系学》等课程教材。这些教材既有相对独立的内容和理论框架，又彼此联系，初步形成了秘书学的学科体系。但是，它在一定程度上存在着基本概念含混、研究对象欠明、课程界限不清、体系有待完善等不足之处。
　　本系列教材尝试弥补以上不足之处，努力达到基本概念准确、研究对象明晰、课程界限明确、体系基本完整。以力争成为精品教材为目标，为第三代秘书学专业教材开辟道路。
　　秘书学专业是应用性专业，兼具理论性和应用性，由论、史、应用三部分组成。在本系列的七种教材中，《秘书学概论》和《中国秘书史》是专业基础理论课程教材，即论和史两部分；应用性的课程教材则有《秘书实务》《秘书文档管理》《秘书写作》《秘书公关与礼仪》和《秘书工作案例与实践》，由此组成本科阶段秘书学专业的核心课程教材体系。每种教材均配有数字化资源，包括教学课件、思考题答案、参考资料等，供授课老师教学参考之用。
　　由于秘书学是一门年轻的专业，本系列教材又是第一套全国性的秘书学全日制本科教材，书中难免存在不足之处。因此，我们真诚地希望能得到广大师生、同行的指正和赐教。

《秘书实务（第二版）/高等学校秘书学专业系列教材》：
　　随着现代信息科学技术在办公领域中的应用，电子文档已经成为人们记录、传递、留存信息的重要工具。为了规范我国电子文档管理，国家相关机构先后颁布了《电子公文传输管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）（以下简称《规范》）等系列规范性文件，从多个层面规定电子文档管理规范与及技术要求，为各个机关、企事业单位及其他社会组织的电子文档管理工作提供了有力支持。
　　一、电子文件的处理
　　（一）电子文件及构成要素
　　在《规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件是现代文件的一种类型，其属性、用途和功能与纸质文件等同，但其生成、传输和处理技术有别。电子文件基于计算机系统生成处理，从这一角度看，电子文件的构成要素包括文件内容、背景信息、元数据。电子文件内容以二进制数字代码记录和表示。背景信息，是描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史。元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。
　　（二）电子文件的处理过程
　　电子文件处理对象主要是本单位运行的电子公文。依据《电子公文传输管理办法》第五条要求电子公文的处理程序应当符合对纸质公文处理的有关规定，要求电子公文处理从制发、办理到最后归档，不能违背纸质公文处理的正常程序，否则将影响机关管理工作的运转。
　　电子公文处理是基于计算机与互联网平台的电子公文传输系统，分为电子公文的生成、传输、接收。在收文阶段，一般程序为文秘部门接收、登记一报办公室负责人初审、拟办一批转有关部门或主管领导签批一根据领导签批意见办理一传阅一答复一文件暂存一电子文件归档。在这一过程中，文秘部门对来自多方位的电子公文，通过计算机与文件处理软件系统，对各个处理环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。如签收环节，签收人只需点击签收提示，弹出输入签收入和密码对话框，输入正确的签收人和密码后，点击提交，即可下载打印文件，返回显示签收文件完成；文件发布方点击“签收情况”链接，可以了解所发文件的签收情况。在发文阶段，一般程序为：起草文件一处室领导审核一报送主要负责人签发、会签、一文秘部门复核、登记，赋予发文号（文字或形式修改）一检查一加盖电子印章下发文件一文件暂存一电子文件归档。在这一过程中，文秘部门通过计算机及办公自动化系统，对文件生成及办文过程进行监控与流程跟踪。如公文发布，首先进入办公系统，点击“发布文件”，选择接收单位和用户，再填写发布文件表单的内容、文件标题、发文字号、发文单位、文件类型、内容简介、上传文件等，点击操作栏中的“提交”按钮，把文件发布给接收单位，系统就会提示“发送成功”。
　　基于计算机与互联网平台，电子公文处理过程大幅提高了公文运转效率。但由于电子公文的处理环境与技术方法有别于纸质公文，在处理过程中特别需要注意下列问题：第一，依据文件的种类、格式制作电子文件，其版面大小、格式、排版，与纸质文件相一致。格式可以采用电子公文模板自动生成。第二，区分正式公文与普通文书，严格按照文件确定的范围发送。发送时，要填写用户名、用户密码，选择紧急程度等。收文方要根据公文性质、内容、密级程度，按权限解密，逐项著录登记。在收发过程中，如采用内容与模板（格式）分离方式，发送方只发内容，收文方要预先保存模板（文头、文尾），收文后拼装成文件。第三，发送方要及时跟踪查看收文单位签收情况，若发现未签收的部门和单位，立即电话通知督查签收。收文方应及时签收，跟踪文件办理与借阅、利用等综合信息。第四，保持公文传输网络畅通，定期检查和维护公文传输系统。
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