无论是买方还是卖方都希望建立更多的客户关系。但一般来说，一笔具体的交易往往是卖方主动向潜在的客户发出，与对方取得联系，说明白己的意图，从而建立初步的联系。我们称这样的信件为建交信函，主要目的是与对方建立初步的商务关系，以便为以后的贸易往来打下良好的基础。
一般来说，出口商能从以下几个渠道获得海外消费者的信息：
1)因特网；
2)银行；
3)外国商会；
4)大使馆；
5)同业名录；
6)报纸和广告。
出口商获得潜在客户的名称和地址，就可以开始给相关部门发送信函、产品目录和价格表。这样的信件应该告诉对方你是如何知道他地址的，并要提供一些自己的信息，比如经营范围等。
通常，进口商会给出口商发信询问一些他们所感兴趣的商品的信息。在这种情况下，应该迅速并明确地给对方回信来表示友好，以此给对方留下好印象。如果询盘的是老客户，那么仅仅需要一个带有谢意的直接的礼貌的回复就可以了。但是如果你要回答一个新客户的询问，就一定要小心谨慎地处理。
进口商在与出口商建立业务关系时，应明确出口商的产品与本公司所需要的产品是否相吻合，然后提出自己针对产品的要求和贸易条件，同时也可以做简单的自我介绍，让出口商更了解本公司的情况及信誉。要特别明示交易内容、条件、信用保证，并希望对方也告知这些条件，同时表示强烈的交易愿望。
出口商发送建立商务关系信函时应说明本公司产品的优良品质、市场潜力及获利情况。还应介绍公司经营的具体内容和产品的优势，同时附寄公司的简介、价目表、目录等，以表示本公司合作的诚意。最后表示强烈的交易愿望。
建立商务关系信函的结构和内容：
1．说明信息的来源
作为一个商家，可以通过各种途径来了解客户的资料。所以在信件的开始有必要说清楚你方是通过哪种渠道获得对方的信息的，这样才能取得对方的信任。例如：我们是从瑞典大使馆商务参赞处获得贵公司详细地址的，我们是从事纺织品销售的公司。
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