办公室事务管理_李强华编_9787560972046

　　办公室事务的管理是每一位刚刚走入职场，尤其是秘书岗位的人员，必须面对并要努力做好的一项普遍性的工作。《办公室事务管理》针对当今职场的特点，精选案例，认真编排了每一单元的内容，利于学习者掌握完整的理论体系和岗位技能要求，可以成为企事业单位提高办公室工作质量和效率的辅助工具书。《办公室事务管理》共分10个单元，分别为办公环境及用品管理、通讯工作、印信工作、日常接待、文书工作、会议组织、沟通与协调、差旅安排、值班工作、工作效率和时间管理。
　　《办公室事务管理》从内容上避免了与其他秘书实务类图书内容的重复，着眼于办公室人员在岗位工作中需要处理的工作及相关技能，体现了针对性、实用性和技能性。

    五、协调的类型
    秘书协调工作范围的广泛性，决定了秘书协调工作的多样性。秘书部门的协调活动按照不同的标准可分为以下几类：
    （一）从协调的对象分类
    1.协调本单位与上级领导部门或与下属单位间的关系
    即纵向协调，指与上级领导部门或与下属单位之间的关系协调，属于管理层面的协调。上下级间由于所处位置不同、分析问题角度不同，往往会产生矛盾，这就需要秘书做好上下级关系协调工作，既要使本单位能正确及时地贯彻落实上级领导的意图，又要使上级及时全面地了解本单位的实际情况，从而使本单位与上级领导保持协调一致。
    本单位与上级领导之间产生矛盾的原因：一是上级领导向本单位下达的任务，提出的实施步骤、方法不尽合理，或没有提供完成任务的必要条件；二是由于本单位对上级决策的重要性认识不足，理解不深，因而执行不力。这类矛盾的协调，应由上级组织去完成，但本单位秘书部门应从大局出发，主动做些协调工作。比如，按领导旨意，实事求是地反映本单位的实际困难，提出切实可行的建议和意见等。
    2.协调本单位领导间的关系
    秘书必须善于协调领导之间的关系。领导间观念、性格、思想水平、知识结构、工作作风上的差异、各自分管业务工作的局限、信息传递不及时等都可能导致领导之间在认识、态度、步骤、方法等方面的差异，使各自的力量在工作中不能同时作用于一点上，造成各行其是，这样就容易产生矛盾和分歧。领导之间也可能由于在权力、地位、物质利益、工作成绩、名誉等方面竞争激烈而产生矛盾。
    对于领导间的矛盾和分歧，秘书应有敏锐的洞察力，灵活进行协调，做到坚持原则、实事求是、沟通信息、消除隔阂，努力使领导们能相互了解、彼此信任，达到团结一致、融洽共事。
    秘书要做好领导间关系的协调，关键是要化解矛盾、解决问题。在领导意见有分歧的时候，要尽量避免在某一领导面前说“我已经问过×领导，应该如何如何做”之类的话语，这通常会使得本来简单的问题变得复杂起来。另外，秘书人员还应处理好为主要领导服务和为领导班子其他成员服务的关系。一般可优先考虑主要领导需要，但同时不能忽视其他领导成员。如果不能兼顾，可优先安排为主要领导服务后再为其他领导服务，但应向其他领导说明情况，以求得谅解和支持。如果其他领导有紧急公务，也可根据事务的轻重缓急来安排。
    3.协调本单位上下级关系
    上下级间由于所处位置不同、分析问题角度不同，在计划拟订、任务安排、预算分配等方面，本组织上下级之间，即领导人同下属职能部门和直线部门之间往往容易产生矛盾。职能部门和直线部门从自己部门的角度出发，认为自己部门工作最重要，必须受到领导重视，必须得到扶植，于是在计划方面提出过高要求。而领导则需要从全局出发，顾及各部门，可能对个别职能部门和直线部门的正常要求未给予考虑，这就会产生矛盾。秘书要做好上情下达和下情上报的协调工作。若在执行计划过程中出现障碍或意外事故，秘书也要及时沟通领导与部门之间的信息，做好协调工作。
    秘书对本单位上下级关系的协调就是要倾听下级部门的意见和要求，及时地为领导部门科学制定政策提供现实的参考依据，并注意了解决策方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分理解时，秘书有责任作必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。通过与上下级双方的沟通、联络、交换意见，如果既能避免下级对上级产生“朝令夕改”、“政策多变”等误会，同时也能避免上级对下级产生“不尊重领导”的看法，那么秘书的协调工作就起到成效了。
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